Von 80+ Anfragen zu 22 qualifizierten Besichtigungen: Wie ein Berliner Verwalter Mietanfragen effizient bearbeiten lernte
Erster Pilotkunde aus Berlin-Charlottenburg zeigt, wie der Mietanfragen Autopilot 80+ Anfragen automatisch vorqualifiziert und nur passende Termine liefert. >95% Zeitersparnis.
Adam Kirschstein
Gründer
Von 80+ Anfragen zu 22 qualifizierten Besichtigungen
Montagmorgen, Berlin-Charlottenburg. Simon schaltet ein neues Inserat auf ImmoScout24 live. Innerhalb von 48 Stunden: über 80 Anfragen. Jede will gelesen, bewertet und beantwortet werden. Das Ergebnis? 8 Stunden Screening-Arbeit. Dazwischen: endlose Terminabstimmungen per E-Mail, Rückfragen zu fehlenden Unterlagen, No-Shows bei Besichtigungen.
Klingt vertraut? Bei einer Leerstandsquote von unter 1% in Berlin ist das Alltag. Jeder Tag Leerstand kostet Geld. Jede unqualifizierte Besichtigung kostet Zeit.
Der erste a_way-Pilot zeigt: Es geht auch anders.
Das Problem – Wenn der Posteingang explodiert
Simon verwaltet Mietwohnungen in Berlin-Charlottenburg. Vor dem Pilot lief der Vermietungsprozess so:
Jede Portal-Anfrage musste einzeln geöffnet, gelesen und bewertet werden. 4 Stunden nur fürs Sichten. Dann folgten Rückfragen per E-Mail: "Haben Sie ein festes Einkommen?" – "Wann könnten Sie einziehen?" – "Sind Haustiere dabei?" Weitere 3 Stunden für Kommunikation. Und am Ende: Terminkoordination mit x Interessenten, von denen die Hälfte nicht zur Wohnung passte. 1 Stunde für Kalender-Tetris.
Gesamt pro Inserat: ~8 Stunden.
Das Frustrierende? Am Ende der Woche stand die Wohnung immer noch leer. Oder schlimmer: Die Besichtigung war voll mit unpassenden Kandidaten, während die guten Interessenten längst bei der Konkurrenz unterschrieben hatten, weil sie schneller geantwortet hat.
In Charlottenburg-Wilmersdorf liegt die Kaltmiete bei rund 16 EUR/m². Bei attraktiven Wohnungen kommen regelmäßig 100-300 Anfragen rein. Wer langsam antwortet, verliert. Wer falsch qualifiziert, verschwendet Zeit.
Die Lösung – 5 Minuten Setup, dann läuft's
Der Mietanfragen Autopilot braucht genau drei Dinge für den Start:
Inserat-Link (oder PDF)
Qualifizierungskriterien (z.B. Einkommen, Haustiere, Einzugsdatum, Haushaltsgröße)
Besichtigungsslots (z.B. "Dienstag + Donnerstag, 14-17 Uhr")
Simon hat diese drei Inputs per WhatsApp geschickt. Kein Login. Kein Dashboard. Kein Training. Nach 5 Minuten war der Autopilot live.
Automatisierter Ablauf: Speed → Screening → Scheduling
Ab dem Moment der Aktivierung läuft der Prozess vollständig im Hintergrund:
1. Speed: Sofortige Antwort (24/7)
Jede Portal-Anfrage wird in Sekunden beantwortet. Nicht am nächsten Morgen. Nicht nach der Mittagspause. Sofort. Auch nachts um 23 Uhr. Auch am Wochenende.
2. Screening: Interessenten automatisch vorqualifizieren
Der Autopilot stellt gezielte Fragen via WhatsApp und bewertet die Antworten nach Simons Kriterien. Nur wer passt, kommt weiter.
3. Scheduling: Termine nur mit passenden Kandidaten
Qualifizierte Interessenten bekommen automatisch einen Terminvorschlag. Inklusive Bestätigung und Erinnerung 24 Stunden vorher.
So sieht das in WhatsApp aus:
Vorher/Nachher
Vorher (manuell):
~8 Stunden Screening-Arbeit pro Inserat
Unstrukturierte Anfragen über verschiedene Kanäle
No-Shows und unpassende Kandidaten bei Besichtigungen
Nachher (mit Autopilot):
5 Minuten Setup, danach 0 Stunden Nachrichtenarbeit
Strukturierte Profile mit automatischem Scoring
Termine nur mit vorqualifizierten Interessenten
Kennzahl | Ergebnis |
|---|---|
Zeitersparnis Screening | >95% (von ~8h auf <5 Min Setup) |
Kommunikationsaufwand laufend | 0 Stunden (vollautomatisch) |
Learnings aus dem Pilot
Das Setup ist nicht der Engpass. 15 Minuten reichen. Die größte Hürde war die Entscheidung, es auszuprobieren.
Strukturierte Profile verändern die Besichtigung. Simon wusste vor dem Termin bereits, wer kommt und ob die Rahmenbedingungen stimmen.
24/7-Erreichbarkeit macht den Unterschied. Anfragen, die abends oder am Wochenende eingingen, wurden sofort beantwortet, nicht erst am nächsten Werktag.
Grenzen: Wann muss ein Mensch übernehmen?
Der Autopilot ersetzt nicht den Menschen. Er übernimmt die operative Vorarbeit und liefert strukturierte Ergebnisse. Die Besichtigung, die Entscheidung und der Abschluss bleiben persönlich.
Sonderfälle erfordern menschliches Urteil:
Bewerber mit ungewöhnlichen Konstellationen (Bürgschaften, WG-Modelle, Untermiete)
Emotionale Konflikte oder besondere Lebensumstände
Finale Mieterauswahl
Willst du das testen?
Der Simon-Pilot zeigt: Automatisierte Vermietungsprozesse funktionieren. Nicht in der Theorie. Im echten Berliner Mietmarkt mit echten Anfragen.
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