Die 3 KI-Anwendungen, die Makler und Verwaltern 2026 wirklich helfen
Von Mietanfragen bis Terminmanagement: Die 3 wichtigsten KI-Anwendungen für Makler und Hausverwaltungen im Überblick. Wo der Hebel am größten ist – und wo du anfangen solltest.
Adam Kirschstein
Gründer
Montagmorgen, 8:12 Uhr. Ein Maklerbüro öffnet das Postfach: 137 neue Anfragen für drei Inserate. Dazu vier Besichtigungen, zwei Mieterprofile, ein Exposé. Das Team: 3 Personen.
90% der Immobilienunternehmen sehen KI als Schlüsseltechnologie. Aber nur 9% investieren ernsthaft. Die Frage ist nicht "Soll ich KI nutzen?", sondern "Wo starte ich?"
Die Antwort: Dort, wo der Zeitaufwand am höchsten ist. Für die meisten Makler und Verwalter ist das die Mietanfragen-Bearbeitung – von der Portal-Anfrage bis zum Besichtigungstermin. 8 Stunden pro Inserat für Screening, Kommunikation, Koordination. Bei 15 Inseraten im Monat sind das 120 Stunden – nur für Vorarbeit.
Anfragenflut ohne Struktur
Die deutsche Immobilienwirtschaft steht unter Druck. 25 Millionen Mietwohnungen, 6,7 Millionen Kontaktanfragen pro Monat allein auf ImmoScout24, Leerstandsquote unter 3%. Gleichzeitig geben 57% der Hausverwaltungen unrentable Mandate ab – nicht aus Desinteresse, sondern weil die Personaldecke fehlt.
Der Fachkräftemangel trifft die operative Basis: Sachbearbeiter, die Anfragen bearbeiten, Termine koordinieren, Unterlagen prüfen. Das Problem ist nicht fehlende Technologie. Es ist die Lücke zwischen Potenzial und Umsetzung.
Wer nach "KI in der Immobilienbranche" googelt, findet 10, 20, 50 Anwendungen. Property Scraping, Predictive Analytics, Exposé-Generierung, Bonitätsprüfung, Marktanalyse. Alles interessant. Aber wo ist der größte Hebel?
Nicht bei der komplexesten Technologie. Sondern beim Prozess, der jeden Tag am meisten Zeit kostet.
#1: Sofortantwort
Hebel: Sehr hoch | Reifegrad: Produktionsreif
Pro Mietinserat fallen durchschnittlich 8 Stunden Bearbeitungszeit an: Anfragen lesen, bewerten, Rückfragen stellen, Unterlagen anfordern, Termine abstimmen. KI-Systeme beantworten Portalanfragen in Echtzeit – 24/7, einheitlich, professionell.
Ergebnis: Statt 80 ungelesener Anfragen erhält das Team 12 strukturierte Profile mit Terminbestätigung.
So sieht das in WhatsApp aus:
#2: Terminmanagement
Hebel: Hoch | Reifegrad: Produktionsreif
Automatische Terminvergabe in vordefinierte Zeitfenster, kombiniert mit einer Reminder-Kaskade: Bestätigung direkt nach Buchung, Erinnerung 24 Stunden vorher, optionale Nachbestätigung 2 Stunden vorher. Wer nicht bestätigt, gibt den Slot frei.
Ergebnis: No-Show-Raten sinken typischerweise um 40-60%. Jeder vermiedene No-Show spart eine verschwendete Besichtigung – und den Frust danach.
Checkliste: Reminder-Kaskade einrichten
Zeitfenster definieren (z.B. Di + Do, 15-18 Uhr)
Sofortbestätigung nach Buchung (automatisch)
Erinnerung 24h vorher via WhatsApp/SMS
Nachbestätigung 2h vorher (optional)
Nachrücker-Logik bei Absage aktivieren
#3: Interessenten-Ranking
Hebel: Mittel-Hoch | Reifegrad: Frühe Produktionsreife
KI bewertet Interessenten objektspezifisch und fair anhand von Kernparametern. Jeder Parameter wird von 0-20 bewertet, dann gewichtet und zu einem FinalScore (0-100) zusammengeführt. Die Gewichtung passt sich automatisch an die Vermieterpräferenzen an.
Das versimpelte Scoring-System:
Parameter | Beschreibung | Max. Punkte |
|---|---|---|
FinancialFit | Einkommen-Miete-Verhältnis | 20 |
TimingFit | Einzugstermin vs. Verfügbarkeit | 20 |
Stability | Berufliche/wohnliche Stabilität | 20 |
CommunicationQuality | Klarheit, Höflichkeit, Seriosität | 20 |
Completeness | Vollständigkeit der Angaben | 20 |
RedFlags | Warnsignale (z.B. Widersprüche) | 20 |
Beispiel: Für ein Objekt mit Fokus auf Zahlungssicherheit gewichtet die KI FinancialFit mit 35% und Stability mit 25%. Bei einem anderen Objekt mit knappem Einzugstermin dominiert TimingFit mit 30%.
FinalScore-Level:
Excellent (90-100): Top-Priorität, sofortige Einladung
Very Good (75-89): Starker Kandidat
Good (60-74): Solider Interessent
Maybe (40-59): Grenzfall, manuelle Prüfung
Poor (0-39): Höfliche Absage
Garantie: Die Top-60 Bewerber (höchster Score) erhalten eine Einladung, unabhängig vom absoluten Score-Wert. Bei weniger als 60 Bewerbern werden alle qualifizierten Interessenten eingeladen.
Wo anfangen? Mietanfragen-Automatisierung zuerst
Der richtige Einstieg
Für die meisten Makler und Verwalter ist Mietanfragen-Automatisierung der richtige Einstieg. Warum?
Zeitaufwand ist hier am höchsten: 8h pro Inserat
Prozess ist standardisiert: Speed → Screening → Scheduling
Ergebnisse sind messbar: Vorher 8h, Nachher 5 Min Setup
Beispiel-ROI:
15 Inserate/Monat × 8h = 120 Stunden Aufwand
Mit Automatisierung: 15 × 5 Min = 75 Min Setup
Ersparnis: 119 Stunden/Monat
Bei einem Stundensatz von 50 EUR entspricht das einem monatlichen Wertbeitrag von 5.950 EUR. Die Kosten: 1.500 EUR (15 × 100 EUR). Net Benefit: 4.450 EUR/Monat.
Grenzen der Automatisierung
KI übernimmt die Logistik. Du triffst die Entscheidung.
Mensch braucht es für:
Sonderfälle (Gewerbe, WG-Modelle, Kurzzeit)
Emotionale Situationen (Kündigungen, Konflikte)
Komplexe Verhandlungen (Mietpreise, Staffelmieten)
Finale Kandidatenauswahl
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